کی بازار-  برخی‌اوقات چند تکه داده در یک سلولِ[1] اکسل دارید. این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که سعی داشته باشید صفحات گسترده[2] اکسل را با هم ترکیب کرده و یا داده‌ای را وارد کنید. به جای دست و پنجه نرم کردن با آن، می‌توانید سلول‌های اکسلِ مایکروسافت را جدا کنید. با این حال، این پروسه آنقدرها هم که تصور می‌شود ساده نیست. همچنین روش‌های مختلفی نیز برای انجام این کار وجود دارد. در ادامه با ما همراه شوید تا 3 روش برای جدا کردن Cell در اکسل مایکروسافت خدمتتان ارائه دهیم.

استفاده از ابزار  Text to Columns[3]

این متود رسمی مایکروسافت عبارت است از استفاده از Text to Columns برای تفکیک سلول‌ها در اکسلِ مایکروسافت. این متود هر متنی را که در سلول است مستقیماً در سمت راست سلولی که دارید جدایش می‌کنید کپی می‌کند. محض احتیاط، برای جلوگیری از از دست دادن هر نوع داده‌ای، کنار سلولی که دارید جدا می‌کنید یک ستون جدید و خالی درست کنید.

سلولی را که می‌خواهید تقسیم‌بندی کنید انتخاب نمایید. شما می‌توانید در صورت تمایل چندین سلول را به طور همزمان انتخاب کنید. تب Data را زده و گزینه Text to Columns را انتخاب نمایید.

در صورت لزوم، Delimited را انتخاب نمایید.

نوع جداکننده (هایی) را که سلول‌تان استفاده می‌کند انتخاب نمایید. برای این که ببینید آیا سلول به‌درستی جدا شده است یا خیر از قابِ پیش‌نمایش استفاده کنید.

روی  Apply کلیک کرده و برای سلول (های) جدید خود فرمت داده انتخاب کنید. این معمولاً در نسخه دسکتاپی ظاهر می‌شود. در اکثر موارد کاربران به همان گزینه پیش‌فرض تکیه می‌کنند (که درست مانند همان سلول اصلی خودتان است).

روی گزینه‌ی Finish بزنید.

Flash Fill

این گزینه برای تقسیم‌بندی‌های ساده اجرایی است. برای گزینه‌های پیچیده‌تر، باید از Text to Columns یا کارکردهای Excel (بخش بعدی) استفاده کنید. Flash Fill به شما کمک می‌کند با شناخت الگوها و پر کردن خودکار سلول‌ها مبتنی بر همان الگو، سلول‌ها را در اکسلِ مایکروسافت تقسیم‌بندی کنید. با فعالسازی Flash Fill کار را شروع کنید (البته اگر این گزینه را از قبل فعالسازی نکرده باشید). به File -> Options -> Advanced رفته و به محل Editing Options اسکرول کنید. Automatically Flash Fill و Enable AutoComplete for Cell Values را تیک بزنید. برای اعمال تغییرات OK را فشار دهید. سپس، مستقیماً کنار سلولی که می‌خواهید جدا کنید یک ستون جدید درست کنید. باید درست کنارش باشد؛ در غیر این صورت اجرا نخواهد شد. در ستون جدید، آن بخش از cell را که می‌خواهید جدا کنید تایپ نمایید. برای مثال، اگر اسمتان را جدا می‌کنید در سلول کناری (فرضاً) Crystal Crowder تایپ کنید Crowder.

بسته به نسخه‌ی اکسل مایکروسافتی که دارید، دو متود برای این مرحله وجود دارد: تب Data را باز کنید و ببینید آیا آپشن Flash Fill را دارید یا خیر. اگر داشتید، روی سلول که داخلش تایپ کردید کلیک کرده و بعد  Flash Fill را بزنید. با این کار همه‌چیز در ستون پر می‌شود.

گوشه پایین سمت راست سلول را بعدی بکشید. حال باید شاهد ظاهر شدن آیکون کوچکی باشید. روی آن کلیک و گزینه Flash Fill را انتخاب نمایید. مطمئن شوید از سلول بعدی اطلاعات صحیحی می‌گیرد. اگر چنین بود گوشه را بکشید پایین تا ستون خالی پر شود (تا هر قدر که نیازتان است). برای پر شدن خودکار گزینه Flash Fill را بزنید.

کارکردهای اکسل

اگر به چیزی قوی‌تر از Text to Columns نیاز داشتید گزینه‌ی دیگری هم وجود دارد: باید برای تفکیک سلول‌ها از کارکردهای LEFT، RIGHT، MID، LEN و SEARCH در اکسل کنید. بسته به اینکه چطور سلول را جدا می‌کنید فرمول دقیق آن نیز متفاوت می‌شود. برای مثال، اگر نا‌م‌ها را جدا می‌کنید برای نام کوچک یک فرمول باید استفاده شود و برای نام خانوادگی فرمولی دیگر. البته که وقتی دارید با اسامی خط فاصله‌دار کار می‌کنید کار سخت‌تر می‌شود. با ساخت ستون‌های جدید کنار سلولی که می‌خواهید جدا کنید کار را آغاز نمایید (لزوماً نباید کنارش باشد). برای هر تکه داده که می‌خواهید جدا کنید به ستونی جدید نیاز دارید.

برای مثال، وقتی دارید سلولی را به سه بخش تقسیم می‌کنید به سه ستون خالی نیاز دارید. روی اولین سلول خالی از اولین ستون خود کنار سلولی که می‌خواهید جدا کنید کلیک نمایید. برای فهم ساده‌تر در ادامه یک اسم را جدا خواهیم کرد. فرمول گرفتن اسم کوچک اینچنین خواهد بود (کلیک روی سلول و بعد کلیک روی محل فرمول/کارکرد برای وارد کردن فرمول):

  =LEFT(A2, SEARCH(" ",A2,1))

فرمول خود را در سمت چپ کاراکترهای سلولی که می‌خواهید جدا کنید نمایان می‌کند (A2 سلولی است که دارید تفکیک می‌کنید). بخش SEARCH به فرمول می‌گوید از فضا شروع کند (استفاده از محدودگر در سلول‌تان) و آنقدر به چپ برود تا به اولین کاراکتر برسد. برای نام خانوادگی هم باید آنچه را که در ابتدا پیدا کردید از نتایج کم کنید. فرمول چنین حالتی خواهد داشت:

 =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

کارکرد LEN به حساب کردن موقعیت درست کاراکتر داخل سلولتان کمک می‌کند. درست مانند کارکرد  LEFT، RIGHT نیز از فضای راست یا محدودکننده استفاده می‌کند. کارکرد MID نیز جداسازی داده‌ها از وسط سلول شماست. این کار به شما اجازه می‌دهد تا چیزهایی مثل اسم میانی را دریافت کنید.

از آنجایی که این فرمول می‌تواند بسیار متغیر باشد، بهتر آن است که از مایکروسافت به سناریوهای مختلف آن نگاه کنید تا ببینید چطور می‌شود فرمت‌های مختلف را جدا کرد و چطور در مواقع لزوم می‌شود فرمول را تغییر داد. اگر فرمول در کل ستون همان قبلی ماند، گوشه پایین سمت راست را بکشید تا ستون پر شود.

[1] Cell

[2]  Spreadsheet

[3]تبدیل متن به ستون

منبع: کی بازار (فروشگاه آنلاین نرم افزارهای اورجینال)، با دریافت انواع لایسنس‌های معتبر از تامین‌کنندگان جهانی این امکان را برای تمام کاربران فراهم آورده است تا در چند ثانیه، از خدماتی بین‌المللی لذت ببرند. در کی بازار امکان خرید لایسنس‌های اورجینال نرم افزار‌های کاربردی و امنیتی(ویندوز اورجینال، آفیس اورجینال، آنتی ویروس اورجینال، آنتی ویروس کسپرسکی، آنتی ویروس پادویش و آنتی ویروس نود 32) بصورت ارسال آنی فراهم آمده است.