کی بازار- هرگاه به فایل‌های پُرکردنی نیاز می‌شود مردم اغلب به سراغ ادیتورهای پیشرفته‌ی پی‌دی‌اف که ابزارهای تعاملیِ فُرم دارند می‌روند. با این حال، هنوز خیلی‌ها نمی‌دانند ساخت فرم‌های پرکردنی در برنامه‌ی ورد مایکروسافت تا چه حد آسان است. در ادامه با ما همراه شوید تا توضیح دهیم چطور می‌شود در ورد مایکروسافت فرم‌های پرکردنی درست کنید بدون اینکه خود را درگیر برنامه‌های پیشرفته فرم‌سازی نمایید.   

برای انجام این کار دو روش وجود دارد: اول اینکه از کادرهای متنی استفاده کرده و بعد فیلد‌های سفارشی بسازید. دوم اینکه از ابزارهای توسعه‌دهنده و کنترل‌های مختلف ورودی داده[1] استفاده نمایید.  

کدام گزینه را باید انتخاب کرد؟

روشی که انتخاب می‌کنید بسته به این است که چه نوع فرمی قرار است درست کنید.

وقت‌هایی که باید از فیلد سفارشی استفاده شود:

• اگر فرم، فقط فیلدهای متنی برای پر کردن دارد
• اگر برایتان مهم نیست به کاربران خود نحوه‌ی پر کردن فیلدهای سفارشی را آموزش دهید
• اگر باید فرم‌ها را خیلی سریع پر کنید

وقت‌هایی که باید از ابزارهای توسعه‌دهنده استفاده شود:

• اگر فرم، به چک‌باکس یا فهرست‌های دراپ‌داون نیاز دارد
• اگر برای هر کاربر فایلی مجزا ارسال می‌کنید
• اگر نمی‌خواهید نحوه‌ی استفاده از فرم‌ها به کاربرانتان آموزش داده شود

وقتی تصمیم گرفتید کدام رویکرد را اتخاذ کنید، تازه آنوقت است که می‌توانید از هر یک از گزینه‌های زیر استفاده کنید.

ساخت فرم‌های پرکردنی با ورد (به همراه فیلدهای سفارشی)

درست کردن فرم پرکردنی با فیلدها بسیار ساده است. ابتدا با تایپِ اسم برای هر فیلد و فرم متنی برای جایی که قرار است پاسخ‌ها بروند بسازید.

سپس نیاز خواهید داشت برای ورودی داده، فیلدهای سفارشی درست کنید. برای انجام این کار، File، Options و Properties را انتخاب کنید. زیر بخش Properties گزینه‌ی Advanced Properties را بزنید.

حال باید پنجره‌ی دیالوگ Document Properties باز شده باشد. تب Custom را انتخاب کنید.

این پنجره جایی است که هر کدام از فیلدهای سفارشی را در آن درست خواهید کرد (این فیلدها داخل فرم پر کردنی شما خواهند رفت). هر فیلد را یکی یکی نامگذاری کرده و بدان‌ها ارزش اولیه[2] دهید.

برای اضافه کردن هر فیلد Add را انتخاب کرده و بعد مسیر را با وارد کردن همه‌ی فیلدها در فرم خود ادامه دهید.

وقتی کارتان تمام شد OK را انتخاب کنید.

در داکیومنت خود، اولین فیلد در فرم را هایلایت کرده و در منوی ورد، منوی Insert را بزنید. سپس روی دراپ‌داون Quick Parts کلیک کرده و بعد Fields را انتخاب کنید. اگر Quick Parts زیر منوی Insert نیامد باید برای دسترسی به آیتم Field  گزینه Quick Parts را به نوار اضافه کنید.

در پنجره‌ی پا‌پ‌آپ‌شده روی DocProperty زیر نام‌های Field کلیک کرده و روی Your_Name (یا هر نام دیگری که برای فیلد گذاشته‌اید) زیر Property بزنید.

این روند را برای همه‌ی فیلدهای باقیمانده در فرم خود ادامه دهید تا همه به فیلد تبدیل شوند.

پر کردن فرم با فیلدهای سفارشی

حال، کاربران شما برای پر کردن فرم تنها کافیست به همه‌ی فیلدهای سفارشی سر بزنند و ارزش وارد کنند.

برای انجام این کار، باید File، Options و Properties را انتخاب کنند. زیر Properties گزینه‌ی Advanced Properties را بزنند. با این کار برایشان پنجره دیالوگ Document Properties باز خواهد شد. حال باید روی تب Custom زده شود.

کاربرانتان در پنجره‌ی Document Properties تنها کافیست هر یک از موارد را انتخاب و ارزش‌های درست را برای آن فیلدها وارد کنند. سپس می‌بایست گزینه‌ی Modify را انتخاب کنند.

بعد از وارد کردن ارزش‌ها برای همه‌ی فیلدهای سفارشی، کلیک کردن روی گزینه‌ی OK باعث می‌شود آن ارزش‌ها به فیلدهای داخل فرم اضافه شوند.

می‌توانید با راست‌کلیک روی هر فرمِ داخل فیلد آن‌ها را آپدیت کنید و بعد گزینه‌ی Update Field را انتخاب کنید. یا می‌توانید همه‌ی فیلدها را انتخاب کرده و F9 را بزنید.

وقتی آپدیت شدند، فرم سفارشی‌شده‌ی ورد تمام پاسخ‌های وارد شده در فیلدهای سفارشی را شامل خواهد شد.

سپس می‌توانید فرم را ذخیره نموده و آن را با تمامی فیلدهایی که بدرستی پر شده‌اند برای خود ارسال کنید.

همانطور که مستحضر هستید، این رویکرد در صرفه‌جویی زمان بسیار مؤثر است؛ زیرا تمام ارزش‌های فیلد می‌توانند به سرعت و به صورت یکجا وارد شوند.

ساخت فرم‌های پرکردنی در ورد با ابزارهای توسعه دهنده

اگر برای ساخت فیلدهای ورودی مورد نیاز به فرم متنوع‌تری نیاز دارید، پس بهتر است از ابزارهای توسعه‌دهنده در ورد استفاده کنید. اما پیش از انجام این کار، نیاز خواهید داشت در برنامه‌ی ورد مایکروسافت منوی Developer را فعال کنید.

منوی File را باز و گزینه‌ی Options را انتخاب کنید. در کادر Word Options از قاب جست‌وجوی سمت چپ گزینه‌ی Customize Ribbon را انتخاب نمایید. زیر Choose commands from گزینه‌ی Main tabs را بزنید. اگر Developer از قبل در قاب سمت راست نمایش داده شده است پس برای فعالسازی آن تیکش را بزنید و اگر چنین نیست، Developer را در قاب سمت چپ انتخاب کرده و برای اضافه کردن آن به قاب سمت راست گزینه‌ی Add>> را بزنید.

برای اتمام کار گزینه‌ی OK را انتخاب کنید. حالا باید Developer را در منوی ویندوز مشاهده کنید.

با انتخابFile  از منو، داکیومنت وُرد جدیدی را باز کرده و New را انتخاب کرده و Blank document را بزنید.

در منو Developer را انتخاب کنید و بعد گزینه‌ی Design Mode را بزنید.

فیلد متنی را درج کنید

برای ورودی فیلد متنی، گزینه‌ی Plain Text Content Control را انتخاب کنید.

با این کار، کادر ورودی متن داخل فرم پرکردنی درج خواهد شد.

فهرست دراپ‌داون را درج کنید

برای اضافه کردن ورودی کادر دراپ‌داون، گزینه‌ی Drop-Down List Content Control را بزنید.

با این کار، فهرست دراپ‌داون داخل فرم پر کردنی درج خواهد شد. با این حال، به منظور پر کردن کادر فهرست باید فهرست را راه‌اندازی کنید. برای انجام این کار، روی کنترل فهرست دراپ‌داون راست‌کلیک کرده و گزینه‌ی Properties را انتخاب نمایید. در کادر Content Control Properties گزینه Add را بزنید تا آیتم‌های جدیدی به فهرست اضافه شود.

وقتی کارتان تمام شد، OK را بزنید. حالا باید فهرست دراپ‌داون را ببینید که در فرم پرکردنیِ شما ظاهر شده است.

حین ساخت فرم در Design Mode قادر به دیدن فهرست دراپ‌داون نخواهید بود. اما می‌توانید Design Mode را خاموش کنید تا ببینید فهرست دراپ‌داون شما چه شکلی شده است.

Date Picker درج کنید

ابزار کارامد دیگر برای استفاده جهت فرم پرکردنی در ورد، Date Picker Content Control است. آن را انتخاب کنید تا گزینه‌ی انتخابگرِ تاریخ به فرم شما اضافه گردد.

برای سفارشی‌سازی این کنترل نیازی نیست کاری انجام دهید زیرا کار خودش را همانطور که نیاز است انجام خواهد داد و به کاربر اجازه می‌دهد بتواند برای فیلد، تاریخ انتخاب کند. 

چک‌باکس درج کنید

کنترلِ کارامد دیگر در فرم پرکردنی Check Box Content Control است.

ابتدا، بعد از نوشتن سوال بالای آن، تعداد چک‌باکس‌های مورد نیاز خود را در فرم خویش درج کنید.

سپس، برای هر مجموعه‌ای کنار هر چک‌باکسس متنی تایپ کنید.

تست فرم پرکردنی در ورد

شما می‌توانید هر تعداد کنترل در فرم پر کردنی خود (بنابر نیازی که دارید) اضافه نمایید. وقتی کارتان تمام شد فقط کافیست از منوی Controls حالت Design را انتخاب کنید تا این گزینه خاموش شود و بدین‌ترتیب قادر باشید فرم پرکردنیِ تکمیل شده‌ی خود را مشاهده نمایید.

برای اینکه مطمئن شوید کنترل‌های فرم شما درست مطابق با انتظاراتتان عمل می کنند همه‌شان را تست کنید.

همانطور که می‌بینید، ساخت فرم پر کردنی در ورد آنقدرها هم که به نظر می‌رسید سخت نبود. رویکردی که انتخاب می‌کنید به میزان پیچیدگی فرم و انواع پاسخ‌هایی که به دنبالشان هستید بستگی دارد. امتحانش ضرر ندارد؛ بالاخره دیر یا زود متوجه خواهید شد کدامیک از دو روش فوق بیشتر به کارتان می‌آید.

[1] data entry

[2] Initial Value

منبع: کی بازار (فروشگاه آنلاین نرم افزارهای اورجینال)، با دریافت انواع لایسنس‌های معتبر از تامین‌کنندگان جهانی این امکان را برای تمام کاربران فراهم آورده است تا در چند ثانیه، از خدماتی بین‌المللی لذت ببرند. در کی بازار امکان خرید لایسنس‌های اورجینال نرم افزار‌های کاربردی و امنیتی(ویندوز اورجینال، آفیس اورجینال، آنتی ویروس اورجینال، آنتی ویروس کسپرسکی، آنتی ویروس پادویش و آنتی ویروس نود 32) بصورت ارسال آنی فراهم آمده است.