کی بازار- جهان اینترنت، ما را با افعال و صفات جدید آشنا کرد. وقتی می‌خواهیم چیزی را جست‌وجو کنیم می‌گوییم "گوگل کردم"؛ وقتی می‌خواهیم به کسی زنگ بزنیم می‌گوییم "اسکایپ کردم"؛ موقع پیام‌رسانی می‌گوییم "اسلک یا اَپ کردم (در مورد واتس‌اپ)"؛ وقتی صحبت از ارسال فایل از طریق ذخیره‌ی ابر می‌شود می‌گوییم "دراپ‌باکس کردم". از اینها گذشته، اگر بگوییم "من آن فایل را گوگل‌درایو خواهم کرد" چندان گوش‌نواز نخواهد بود، اینطور نیست؟
جدا از مبانی اولیه‌ی استفاده از سرویس دراپ‌باکس (که تا کنون بارها و بارها تکرار شده‌‌اند)، برای ارتقای عملکرد این سرویس، از چه راهکارهای دیگری می‌توان استفاده کرد؟ پاسخ این پرسش در واقع موضوع امروز ما در این مقاله است. پس همچنان با ما همراه باشید.
با استفاده از Selective Sync هر آنچه همگام‌سازی می‌شود را کنترل کنید
داخل ورژن وبیِ اکانت دراپ‌باکس خود فایل‌های بسیاری دارید، اما در عین حال نمی‌خواهید به طور پراکنده و شلخته همه‌جای کامپیوترتان باشند؟ (خصوصاً اگر فضای محدودی روی هارد درایو خود داشته باشید) چاره‌‌ی کار Selective Sync است (اگر فایل‌های غیرضروری روی سیستم دارید).
این قابلیت به دراپ‌باکس کمک می‌کند تا فولدر مورد نظر را از کامپیوتر پاک کند اما همچنان آن را در ورژن وبیِ دراپ‌باکس نگه دارد. اگر سرویس دراپ‌باکس را روی چند کامپیوتر نصب کرده‌اید، می‌توانید -بسته به نیازتان و البته با توجه به فضای موجود در هارد درایو- روی هر دستگاه، تنظیمات مختلفی از Selective Sync اعمال کنید. برای استفاده از این ویژگی، روی آیکون Dropbox در [1]system tray راست‌کلیک کرده و به بخش Preferences بروید. زیر تب Sync گزینه‌ی Selective Sync وجود دارد.
اگر روی دکمه کلیک کنید، فولدرهای دراپ‌باکس شما نمایش داده خواهند شد. تیک را از روی فولدرهایی که می‌خواهید از کامپیوتر خود پاک کنید برداشته و روی Update کلیک کنید. حال شاهد ناپدید شدن فولدرهای مورد نظر از روی سیستم خواهید بود.
خواهشمندیم این نکته را به یاد داشته باشید شما تنها می‌توانید فولدرها را پاک کنید و نه فایل‌های مجزا را. بنابراین، فایل‌هایی را که می‌خواهید پاک شوند باید داخل یک فولدر کرده و سپس نسبت به حذف آن فولدر اقدام کنید. من خود به شخصه فولدری جداگانه ساختم که همه‌ی فایل‌های غیرضروری‌ام را درون آن گذاشته‌ام.
با استفاده از منوی راست‌کلیک، فایل‌ها را به اشتراگ گذاشته و برایشان کامنت بگذارید
وقتی روی دستگاه خود در فولدر دراپ‌باکس هستید راست‌کلیک کردن روی فایل، چندین گزینه‌ی مرتبط با دراپ‌باکس را می‌‌آورد: Share، Copy Dropbox link، View on Dropbox.com، Version History و View Comments.
کلیک کردن روی Share به شما این توانایی را می‌دهد تا یک لینک اشتراک‌گذاری تنظیم کرده و آدرس ایمیل فرد مورد نظرتان را برای ارسال لینک به آن، وارد کنید. از طرفی دیگر می‌توانید برای کپی کردن لینک در کلیپ‌بورد روی این آپشن کلیک کنید. بدین‌ترتیب شما می‌توانید لینک را از طریق پیام متنی، پیام چتی و هر چیز دیگر ارسال کنید.
ارسال File Request (درخواست فایل) به کاربران غیر-دراپ‌باکسی
گرچه همه دراپ‌باکس را یک‌جورهایی مترادف ذخیره‌ی ابری می‌دانند، اما هر کسی هم از آن استفاده نمی‌کند. پس اگر بخواهیم یک کاربر غیر دراپ‌باکسی چیزی را در اکانت‌مان آپلود کند چه؟ آن‌ها می‌توانند بدون آنکه برای باز کردن یک اکانت دراپ‌باکسی، کل این خانواده را زابِرا کنند، تنها از یکی از این دو سرویس استفاده نمایند.
اولی Send To Dropbox است، که آدرس ایمیلی منحصر به فرد را می‌سازد. شما سپس می‌توانید این آدرس ایمیل را به افراد فرستاده و آن‌ها نیز فایل‌ها را از این طریق برای شما ایمیل کنند (که بعد آن‌ها را روی اکانت خود حی و حاضر خواهید دید).
گزینه‌ی احتمالی دوم JotForm است که با استفاده از آن می‌توانید روی وبسایت خود یک باکس آپلود فایل تنظیم و جاگذاری نمایید. من به نوبه‌ی خود در استفاده از آن مردد هستم؛ زیرا هر کسی می‌تواند هر چیزی را در دراپ‌باکس فرد آپلود کند (این شامل فایل‌های ویروسی نیز می‌شود). دست کم با Send To Dropbox می‌توانید آمار افرادی را که دارید آدرس ایمیل برایشان می‌فرستید داشته باشید.
اکانت دراپ‌باکس خود را به وبسایت‌های دانلود کتاب‌های الکترونیکی (قانونی) وصل کنید
وبسایت‌های قانونی دانلود همچون Project Gutenberg اکنون به شما این اجازه را می‌دهند تا به اکانت ذخیره‌ی ابر خود لینک دهید. بدین‌ترتیب وقتی می‌خواهید کتابی را دانلود کنید، می‌تواند مستقیماً به اکانت شما در Dropbox، Google Drive یا OneDrive ارسال شود.
تنها کافیست کتاب مورد نظر خود را انتخاب کنید، آنوقت است که آیکون‌های ذخیره‌ی ابری را در گوشه‌ی سمت راست مشاهده خواهید کرد. سرویس دلخواه خود را انتخاب کنید؛ آنگاه از شما خواسته می‌شود تا جهت دسترسی به اکانت دراپ‌باکس خود، مجوز سایت را تأیید نمایید.
به منظور یکپارچه‌سازی فایل‌هایتان در یک ایمیل، Dropbox For Gmail اضافه کنید
از آنجایی که ابعاد فایل برای ضمیمه‌های ایمیل همچنان محدود به همان 25 مگابایت سابق است، تنها راه این است که فایل را در ذخیره‌ی ابر قرار داده و آن را در داخل ایمیل لینک دهید. سپس گیرنده برای دانلود فایل صرفاً باید روی لینک ذخیره‌ی ابر کلیک کند. Dropbox For Gmail را وارد کنید. برای دریافت این افزونه‌ی جیمیلی، روی دکمه‌ی + در نوار کناری سمت راست جیمیل جدید کلیک کنید. وقتی باکس Google Apps Suite بالا آمد، Dropbox را جستجو کنید. سپس خواهید که با چند کلیک، اضافه خواهد شد. حال صفحه‌ی جیمیل خود را رفرش کرده تا آن را مشاهده و اجرا کنید.
اکنون وقتی دارید به کسی ایمیل می‌دهید، از بین آپشن‌ها آیکون کوچک دراپ‌باکس را خواهید دید. کلیک کردن روی آن شما را به فایل‌هایتان می‌برد. فایلی را که می‌خواهید ارسال کنید انتخاب نموده و حال دیگر رسماً وارد عملیات جدید شده‌اید.
اشتراک‌گذاری اسکرین‌شات در دراپ‌باکس را فعالسازی کنید
این از همان قابلیت‌هایی است که من زیاد استفاده نمی‌کنم زیرا از پیش اعتمادم نسبت به اپ اسکرین‌شات SnagIt سلب شده است. با این حال، برخی از شما ممکن است هنوز دوست داشته باشید از کارکرد اشتراک‌گذاری اسکرین‌شات در دراپ‌باکس استفاده کنید. این قابلیت در واقع اسکرین‌شات درست نمی‌کند؛ بلکه صرفاً اسکرین‌شات‌های شما را در فولدر دراپ‌باکس قرار می‌دهد و کاری می‌کند تا دراپ‌باکس به طور اتوماتیک شروع به اشتراک‌گذاری لینک‌ها کند تا دیگران بتوانند آن‌ها را دانلود نمایند. در بخش تنظیمات دراپ‌باکس، آپشنی مخصوص همین کار (اشتراک‌گذاری اسکرین‌شات‌ها) وجود دارد.
حال وقتی اسکرین‌شات می‌سازید (مثلاً روی MacOS با زدن روی CMD + SHIFT + 4)، این اسکرین‌شات به فولدری به نام screenshots در دراپ‌باکس شما خواهد رفت. سپس یک لینک اشتراک‌گذاری به طور خودکار تولید گشته و در کلیپ‌بورد شما کپی خواهد شد.
لوکیشن پیش‌فرض فولدر دراپ‌باکس را روی کامپیوتر خود تغییر دهید
یادتان هست اول مقاله از Selective Sync گفتیم؟ بسیارخوب، درست زیر همان تبِ Sync، لوکیشن پیش‌فرض فولدر دراپ‌باکس روی کامپیوتر شما قرار دارد. به طور کلی، ویندوز و MacOS فولدر دراپ‌باکس را در جایی
کاملاً احمقانه و نامناسبی می‌گذارند. اما درست برعکس، من دوست دارم روی کامپیوترم فولدر ذخیره‌ی ابر و در آنجا فولدرهای پیش‌فرضی برای Dropbox، Google Drive، Sync و غیره داشته باشم. اینکه OneDrive نمی‌تواند از جایش تکان بخورد واقعاً آزارم می‌دهم.
اگر می‌خواهید براحتی فولدر دراپ‌باکس خود را به جایی دیگر از کامپیوتر خود ببرید، روی دکمه‌ی Move زیر موقعیت فولدر دراپ‌باکس کلیک کنید. لوکیشن جدید خود را انتخاب نمایید؛ آنگاه فولدر با تمامی محتواهایش به محل جدید مورد نظر شما کوچ خواهد کرد.
لوکیشن پیش‌فرض Save را در دراپ‌باکس تغییر دهید
در مکان‌هایی مثل بخش تنظیمات کامپیوتر و تنظیمات مرورگر، از شما خواسته می‌شود تا برای ذخیره‌ی فایل‌ها برای خود یک موقعیت یا لوکیشن پیش‌فرض تعیین کنید. انتخاب من، فولدر Downloads است؛ جایی که می‌شود هر چیزی را در آن ریخت. اما خوب چرا یک فولدر دراپ‌باکس برای خود تعیین نکنیم؟ بدین‌ترتیب، هر چیزی که دانلود می‌کنید در سراسرکامپیوترها همگام‌سازی خواهد شد. تنها نکته‌ی منفی این است: چنانچه عادت به دانلود فایل‌های بسیار حجیم دارید، مطمئن شوید دراپ‌باکس شما به اندازه‌ی کافی فضا داشته باشد.
فایل‌های دراپ‌باکس را با BoxCryptor ایمن کنید
یکی از ضعف‌های ذخیره‌ی ابر این است که قابلیت رمزگذاری ارائه نمی‌دهد. تنها موردی که از این قاعده مستثنی است Sync می‌باشد که من هم از آن استفاده می‌کنم و بسیار هم راضی‌ام. اما دراپ‌باکس هیچ‌گونه رمزگذاری فایل در اختیار قرار نمی‌دهد (حداقل تاکنون که اینطور بوده است). حال تا زمانیکه این عیب رفع شود، بهترین جایگزین BoxCryptor است. BoxCryptor با برخورداری از یک نسخه‌ی رایگان و دو نسخه‌ی پولی، روی کامپیوتر شما یک درایو مجازی درست می‌کند که در حقیت حکم فولدر جدید دراپ‌باکس شما را دارد. وقتی فایلی را در این فولدر می‌کشید (درگ می‌کنید) می‌توانید پیش از ارسال آن به سرور دراپ‌باکس، تعیین کنید آیا باید آن را رمزگذاری کنید یا نه.
رکوردهای صوتی را به طور اتوماتیک در فولدر دراپ‌باکس خود ذخیره سازید
اگر جزو آن دسته از افراد هستید که دوست دارند افکار خود را در قالب صداهای ضبط‌شده درآورند پس دو گزینه‌ای که در ادامه به شما معرفی خواهیم کرد بسیار خوشحالتان می‌کند: RecUp (مخصوصiOS) و Smart Recorder (مخصوص اندروید) دو اپی هستند که وقتی کار رکوردینگ شما تمام می‌شود، صداهای ضبط‌شده را در فولدر دراپ‌باکس شما آپلود می‌کنند.
باری دیگر، مطمئن شوید برای همه‌ی آن فایل‌های MP3 حجم‌دار، به حد کافی فضای دراپ‌باکس در اختیار دارید.
نتیجه‌گیری
همانطور که مستحضر هستید، با دراپ‌باکس خیلی کارها می‌شود کرد. حتی اگر از همه‌ی توصیه‌هایی که خدمتتان ارائه شد هم استفاده نکنید، یاد گرفتن چند ترفند ساده نیز می‌تواند تجربه‌ی استفاده از دراپ‌باکس را برایتان شیرین‌تر کند.
[1]به ناحیه سمت راست task bar ،یعنی همانجایی که ساعت در آن قسمت قرار دارد system tray می گویند.
منبع: کی بازار (فروشگاه آنلاین نرم افزارهای اورجینال)، با دریافت انواع لایسنس‌های معتبر از تامین‌کنندگان جهانی این امکان را برای تمام کاربران فراهم آورده است تا در چند ثانیه، از خدماتی بین‌المللی لذت ببرند. در کی بازار امکان خرید لایسنس‌های اورجینال نرم افزارهای کاربردی و امنیتی (ویندوز اورجینال، آفیس اورجینال، آنتی ویروس اورجینال، آنتی ویروس کسپرسکی، آنتی ویروس پادویش و آنتی ویروس نود 32) بصورت ارسال آنی فراهم آمده است.